移転スケジュール
旧オフィスから新オフィスへの移転の場合、新オフィスに移転する手続きは下記のとおりです。
１．移転の流れ
①６ヶ月～６ヶ月以上前
この時期には、移転計画の立案を開始し、目的を明確にした上で移転先となる賃貸オフィスの条件、スケジュールの立案、レイアウトの計画を開始していきます。
また、併せて移転先オフィスの選定を開始していきます。
○ 移転目的の明確化
移転計画を行う際、「何のために移転するのか」や「何故移転するのか」という目的を明確にすることが最重要になります。
目的が不明瞭だと、目的に沿った賃貸オフィスを見つけられず、満足できる移転ができないので注意が必要になります。
例を挙げると、「組織人員の増により、今以上に広いオフィスが必要」とか「現オフィスの場合、交通の利便性が悪いため、お客様にとってより利便性の良いオフィスが必要」という具体的なビジョンが必要です。
〇移転先の条件設定
移転目的が明確になったら、この目的に沿って移転先の条件設定を行います。
想定される条件は、①立地条件、②オフィス面積、③移転に費やせる予算、④移転可能な時期、⑤移転先での設備・管理体制が挙げられ、この条件に対して優先順位をつけていきます。
つけた優先順位を踏まえて、スケジュールの立案、移転に伴う概算費用の算出、移転先の候補となるオフィスビルの情報収集を行っていきます。
〇移転スケジュールの作成
移転スケジュールの作成は、移転の準備にかかる期間と引越し時期を考慮して、旧オフィスに対する解約予告の提出時期を決定します。
なお、一般的な解約予告の場合、通常は６ヶ月または３ヶ月前に書面で提出する必要があり、正式な解約予告を提出すると、原則として撤回ができないので慎重に行う必要があります。
〇レイアウトの計画
まず、移転先のレイアウトを決定する前に、現入居中の状況把握することから始めます。
つまり、各社員の専有スペース、ＯＡ機器類や什器の寸法、保存書類の量等を把握し、動線を考慮して、改善すべき・見直すべき点を抽出します。
この抽出された項目を踏まえてレイアウトを決定していくと、スペースの無駄が生じにくくなり、移転後の業務への影響を最小限度に抑えられます。
〇移転先オフィスの選定
まず、移転目的、優先順位をつけた移転先の条件に基づいて、オフィス市況を把握し、エリア選定を行います。
条件に合う希望するエリアが見つかったら、該当するエリアにある賃貸オフィスビルの概略的な情報（賃料、面積、所要時間等）を収集し、候補となる賃貸オフィスを複数列挙しておきます。
そして、不動産会社に出向いて詳細な情報を入手する方が効率的です。
なお、現地調査においては、下記の点に注意してチェックしていきます。
【立地条件】
・最寄駅からの所要時間
・通勤時のダイヤの混雑状況
・取引先等への交通アクセス
・銀行、公共機関までの所要時間
・飲食店、コンビニ等商業施設の有無
・近隣駐車場の有無
【オフィスビル】
・オフィスビルの外観・イメージ
・ビルの入退館時間
・セキュリティーシステムの有無
・エレベーターの有無、基数、最大積載人数
・トイレ・給湯室の使い易さ、清潔さ
・部屋の形状、天井の高さ、床の形状・許容荷重
・コンセントの位置、数、容量
・空調設備のタイプ、使用時間
・電話回線数、光・ＡＤＳＬ回線の有無
②５ヶ月～６ヶ月前
この時期には、選定した賃貸オフィスビルの貸借契約を締結していきます。
〇入居申込書の提出
入居申込書と会社情報（社名、所在地、代表者名、業務内容、資本金、主要取引銀行等）を記載した会社案内書と添えて、不動産会社へ提出します。
不動産会社並びにビルの所有者は、提出された書類に基づき信用調査を実施します。
〇重要事項の説明
ビル所有者の承諾が得られれば、不動産会社の担当者から重要事項（建物、設備、契約の内容、契約期間、法令による制限等）についての説明を受けます。
〇預託金の支払い
契約締結前日までに預託金（保証金）を支払います。
一般的に、賃料の５～10ヶ月分が相場ですが、大規模のオフィスビルになると12ヶ月分となる場合もあります。
③４ヶ月～５ヶ月前
この時期には、契約締結した賃貸オフィスビルの内装の着手や引越し業者の選定当を開始していきます。
〇専門業者の選定、依頼
内装を仕上げる上で、最大のポイントは専門業者の選定になります。
このため、仕上がりの良し悪しは専門業者の力量で決まると言っても過言ではありません。
専門業者の選定のポイントは下記のとおりです。
・業者の選定作業は、必ず複数に依頼すること。
・担当者会い、使用材料、納期等の話を聞くこと。
・図面、見積書を必ず入手すること。
・見積書、仕様書は各社比較表を作成し、比較検討すること。
④２ヶ月～４ヶ月前
３ヶ月前
〇移転スケジュール等決定
いつまでに誰が、何をするといった役割分担やＯＡ機器・什器の配置場所、机のレイアウト、梱包の時期、廃棄物処理等の詳細なタイムスケジュールを決定します。
２ヶ月前
〇移転作業開始
内装工事、設備工事を開始すると同時に、社員への移転スケジュール広報や梱包・搬出マニュアルの準備を行っていきます。
⑤１ヶ月～２ヶ月前
この時期には、移転時に必要となる各種届出・その他の手続きを開始し、併せて新オフィスへ移転後の注意点（入退館時間、セキュリティーシステムの内容、各種施設の使用方法・利用規定、各設備の使用方法、責任者の決定等）を社員へ周知します。
移転時に必要となる各種届出等は下記のとおりです。
【法務局】
〇届出の期間
移転が本社の場合・・移転日から２週間以内に届け出る。
移転が支社の場合・・移転日から３週間以内に届け出る。
〇必要書類
移転が本社の場合・・「本店移転登記申請書」を提出する。
移転が支社の場合・・「支店移転登記申請書」を提出する。
〇注意点
「定款の変更、類似商号の調査、商号の仮登録」の手続きが必要になり、旧オフィス（移転前）がある場合は、旧オフィスの管轄法務局へ提出する。
【税務署】
〇届出の期間
移転日から１ヶ月以内に届け出る。
〇必要書類
「事業年度。納税地・その他の変更異動届出書」を移転完了後の登記簿謄本を添えて提出する。
「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書」を提出する。
〇注意点
必要書類は新・旧の管轄税務署へ提出し、「事業年度。納税地・その他の変更異動届出書」は移転後遅滞なく、「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書」は移日から１ヶ月以内に提出する。
【社会保険事務所】
〇届出の期間
移転日から５日以内に届け出る。
〇必要書類
「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地変更（訂正）届」を提出する。
〇注意点
移転前に、管轄の社会保険事務所へ届出が必要になります。
【地方税務事務所】
〇届出の期間
移転後から１０日以内に届け出る。
〇必要書類
「法人設立等届出書」又は「異動届出書」を提出する。
〇注意点
移転前・移転後ともに管轄税事務所への届出が必要になります。
【労働基準監督署】
〇届出の期間
変更日の翌日から１０日以内に届け出る。
〇必要書類
「労働保険名称・所在地等変更届」を提出する。
〇注意点
移転後に、管轄の労働基準監督署への届出が必要になります、労働保険組合に加入している場合は、組合の手続きも必要となります。
【公共職業安定所】
〇届出の期間
変更のあった日の翌日から１０日以内に届け出る。
〇必要書類
「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出する。
〇注意点
移転後、管轄の職業安定所へ届出が必要になります。
【消防署】
〇届出の期間
移転後遅滞無く届け出る。
〇必要書類
「防火管理者選任届」を提出する。
〇注意点
移転後に管轄消防署へ届出が必要になります。
２．まとめ
オフィス移転は、住居移転の場合と異なり、時間的にも体力的にも労力を要します。
平均的なオフィス移転には、移転担当者一人あたり約320時間という膨大な時間と労力が必要と言われています。
このため、効率的な移転を行うために、６ヶ月以上前からのスケジュールの立案、移転担当者との綿密な打合せ等入念な準備が必要となります。
場合によっては、オフィス移転サービスを提供している業者に相談するのも良いと思います。
いづれにしても、業務を遂行しながらの移転作業ですので、最も効率的な方法は何かという観点で常にチェックをしておくことが大事だと思います。